GESTION DE DOCUMENTS

Passez au vert avec les plateformes collaboratives

Dans un monde où nous réfléchissons quotidiennement à la manière dont nous pouvons réduire notre impact environnemental, il semble naturel d’étendre cette même pensée à notre environnement professionnel. Au bureau, il nous est déjà tous arrivé d’imprimer accidentellement un mauvais document ou en trop grande quantité. Selon une source de l’ADEME qui date de janvier 2019, en France, un salarié consomme en moyenne entre 70 et 85 kg de papier par an. Ce qui représente 3 ramettes par mois. À préciser aussi que 25% de ces documents sont jetés dans les 5 minutes qui suivent leur impression et 16% ne seront jamais lus. Une étude menée par Kefron a démontré que notre demande en papier devrait doubler entre 2005 et 2030. C’est pourquoi nous devons agir pour éviter que ces prédictions ne deviennent une réalité.

Réduisez votre consommation de papier au bureau 📄

Les portails de collaboration et de partage de documents peuvent diminuer de manière durable et efficace le besoin d’imprimer. Car ils vous fournissent une plateforme en ligne à travers laquelle vous pouvez facilement accéder à vos documents et les partager. RegisteredRep.com estime que les entreprises dont les revenus annuels se situent entre 500 000 et 1 million de dollars peuvent économiser 40 000 dollars par an en réduisant l’impression papier et en investissant dans une solution collaborative. Les portails fournissent à votre entreprise des espaces de travail sécurisés et en optant pour une installation basée sur le cloud plutôt que sur site. Ainsi, vous vous exemptez des coûts engendrés par la mise en place des serveurs, la maintenance et l’utilisation d’électricité.

Protégez mieux vos documents sensibles 📁

Autre problème environnemental auquel sont confrontées les entreprises est l’obligation de détruire les documents confidentiels, car le papier détruit n’est presque jamais recyclé, considéré comme trop petit pour être séparé des autres objets recyclables. Alors qu’en utilisant un portail collaboratif, votre entreprise bénéficie d’une sécurité complète en ligne et réduit le besoin d’imprimer et de détruire de tels documents. Certains logiciels proposent même un système de signature numérique qui peut être très utile pour signer des contrats à distance et limiter une fois de plus l’utilisation du papier. Par ailleurs, la plupart des portails peuvent s’interconnecter non seulement avec les logiciels de signature numérique, mais aussi avec vos systèmes existants tels que CRM ou GED. Ce qui vous permet d’accéder à tout le contenu et de collaborer sur un seul portail.

Adoptez une démarche éco-responsable au travail ♻️

Les plateformes collaboratives vous offrent également une plus grande mobilité et flexibilité qui facilitera vos démarches de télétravail à distance. Ainsi, vous réduirez vos émissions de carbone en évitant de vous rendre sur votre lieu de travail et économiserez du temps et de l’argent en déplacement. Il n’est pas non plus nécessaire d’imprimer des documents lorsque vous vous rendez chez des clients ou fournisseurs. Car vous pouvez y accéder depuis n’importe où grâce au système de collaboration en ligne.

De telles solutions éliminent également le besoin de communiquer par courrier électronique avec des collègues et clients. Les courriels étant réputés pour leur manque de sécurité, en particulier lors de l’envoi de pièces jointes. Nous avons tendance à favoriser l’impression pour remédier à ce problème. Les portails fournissent un espace où vous pouvez partager des fichiers facilement, en toute sécurité tout en ayant la possibilité de co-éditer les documents.

Passez au vert avec Hubshare 🟢

Hubshare, fournit à de nombreuses entreprises une plateforme collaborative à utiliser en interne et/ou en externe avec ses collaborateurs, clients et fournisseurs. Avec Hubshare, la productivité de votre entreprise est optimisée à l’aide d’un portail dynamique qui centralise l’information, les documents et les interlocuteurs. Grâce à nos hubs personnalisables, votre entreprise peut partager des fichiers, des informations, des connaissances, des plannings et gérer des projets, en toute simplicité.

Bien sûr, l’absence totale de papier est irréalisable pour de nombreuses entreprises. Néanmoins en investissant dans les bonnes solutions, vous pouvez dès à présent commencer à travailler de manière plus respectueuse de l’environnement.

Sources :

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