GESTION DE DOCUMENTS


Passez au vert avec les plateformes collaboratives


Par 4, 2019-04-05 15:09:28

 
 
 
 
 
 
 

Dans un monde où nous réfléchissons quotidiennement à la manière dont nous pouvons réduire notre impact environnemental, il semble naturel d’étendre cette même pensée à notre environnement professionnel. Au bureau, il nous est déjà tous arrivé d’imprimer accidentellement un mauvais document ou en trop grande quantité. Selon une source de l’ADEME (l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie) qui date de janvier 2019, en France, un salarié consomme en moyenne entre 70 et 85 kg de papier par an ce qui représente 3 ramettes par mois. À préciser aussi que 25% de ces documents sont jetés dans les 5 minutes qui suivent leur impression et 16% ne seront jamais lus. Une étude (menée par Kefron) a démontré que notre demande en papier devrait doubler entre 2005 et 2030, c’est pourquoi nous devons agir pour éviter que ces prédictions ne deviennent une réalité.

Les portails de collaboration et de partage de documents peuvent diminuer de manière durable et efficace le besoin d’imprimer, en vous fournissant une plateforme en ligne à travers laquelle vous pouvez facilement accéder à vos documents et les partager. RegisteredRep.com estime que les entreprises dont les revenus annuels se situent entre 500 000 et 1 million de dollars peuvent économiser 40 000 dollars par an en réduisant l’impression papier et en investissant dans uns solution collaborative. Les portails fournissent à votre entreprise des espaces de travail sécurisées et en optant pour une installation basée sur le cloud plutôt que sur site, vous vous exemptez des coûts engendrés par la mise en place des serveurs, la maintenance et l’utilisation d’électricité.

Autre problème environnemental auquel sont confrontés les entreprises est l’obligation de détruire les documents confidentiels, car le papier détruit n’est presque jamais recyclé, considéré comme trop petit pour être séparé des autres objets recyclables. Alors qu’en utilisant un portail collaboratif, votre entreprise bénéficierai d’une sécurité complète en ligne et ainsi réduirait le besoin d’imprimer et de détruire de tels documents. Certains logiciels proposent même un système de signature numérique qui peut être très utile pour signer des contrats à distance et limiter une fois de plus l’utilisation du papier. Par ailleurs, la plupart des portails peuvent s’interconnecter non seulement avec les logiciels de signature numérique, mais aussi avec vos systèmes existants tels que CRM ou GED, ce qui vous permet d’accéder et de collaborer sur sur tout le contenu d’un portail.

En outre l’impact environnemental, vous aurez une mobilité et une flexibilité complète qui facilitera vos démarches de télétravail. Ainsi, vous réduirez vos émissions de carbone en évitant de vous rendre sur votre lieu de travail et économiserez du temps et de l’argent en déplacement. Il n’est pas non plus nécessaire d’imprimer des documents lorsque vous vous rendez chez des clients ou fournisseurs, car vous pouvez y accéder depuis n’importe où grâce au système de collaboration en ligne.

De telles solutions éliminent également le besoin de communiquer par courrier électronique avec des collègues et clients. Les courriels étant réputés pour leur manque de sécurité, en particulier lors de l’envoi de pièces jointes, nous avons tendances à favoriser l’impression pour remédier à ce problème. Les portails fournissent un espace où vous pouvez partager des fichiers facilement, en toute sécurité tout en ayant la possibilité d’échanger et de collaborer sur des documents.

Hubshare, fournit à de nombreuses entreprises une plateforme collaborative à utiliser en interne et/ou en externe avec ses collaborateurs, clients et fournisseurs. Avec Hubshare, la productivité de votre entreprise est optimisée à l’aide d’un portail dynamique qui permet de communiquer et de collaborer. Grâce à nos hubs personnalisables, votre entreprise peut partager des fichiers, des informations, des connaissances, des plannings et gérer des projets, en toute simplicité.

Bien sûr, l’absence total de papier est irréalisable pour de nombreuses entreprises, mais en investissant dans les bonnes solutions, vous pouvez dès à présent commencer à travailler de manière plus respectueuse de l’environnement.




SOURCES :

https://www.ademe.fr/ecoresponsable-bureau
https://www.kefron.com/blog/how-much-paper-does-the-average-uk-office-waste-every-year/
http://www.theworldcounts.com/counters/how_consumerism_affects_the_environment/environmental_effects_of_paper_production
https://www.restore.co.uk/Datashred/Resources/News/paperless-office-paper-waste-statistics-for-the-average-uk-office
https://www.fareham.gov.uk/waste_collection_and_recycling/recycling/nearest_recycling/shreddedpaper.aspx