La GED ou Gestion Electronique des Documents consiste à optimiser la gestion et l’exploitation de ses documents à l’aide de moyens électroniques spécialisés et performants. Ce procédé comprend un certain nombre d’actions destinées à traiter et à exploiter un document.
Aujourd’hui, la dématérialisation croissante des documents pousse les entreprises à utiliser des outils de communication et de gestion informatique pour produire et générer toujours plus de documents électroniques.
Les étapes de fonctionnement
- La numérisation ou dématérialisation : cette étape consiste à scanner le document papier puis à lui appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour pouvoir le modifier ensuite au besoin. Pour ce faire, il est conseillé d’utiliser un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Le traitement : cette opération est destinée à l’organisation, au référencement et à l’indexation du document numérique. Il convient alors de le classifier et de décrire son contenu en lui donnant un titre et en définissant son type, sa date de création et son auteur. Dans le futur, ce procédé facilitera l’exploitation de vos documents.
- Le stockage : il est très important de choisir une solution qui réponde à toutes vos attentes en termes d’espace de stockage et rapidité d’accès. Celui-ci doit aussi vous permettre de réaliser des sauvegardes pour écarter tous risques de perte de données en cas de panne matériel par exemple.
- La diffusion : afin que celle-ci se déroule sans encombre il est nécessaire de bien définir en amont les accès à vos documents, c’est-à-dire les actions externes que vous autorisez ou non. En effet, en fonction du degré de confidentialité de vos documents vous aurez besoin d’un outil qui vous permette de modifier facilement les droits de vos utilisateurs internes et externes.
- L’archivage : il concerne d’avantage les documents qui doivent être légalement conservés et qui n’ont aucune utilité dans vos missions quotidiennes. Mais ce n’est pas tout, il peut aussi être utile pour stocker des documents anciens dont-on souhaite garder une trace.
Les bénéfices pour l’utilisateur
- Gagnez jusqu’à 80% de temps dans l’accès et le traitement de vos documents
- Partagez des données avec autant de personnes que vous le souhaitez
- Offrez à vos utilisateurs la possibilité de lire, modifier ou mettre à jour un document
- Gérez tout le « cycle de vie » d’un document, de sa création à son archivage
- Accédez à vos données où et quand vous le souhaitez
Les bénéfices pour l’entreprise
- Réduction des coûts : favorise la productivité et permet de faire des économies
- Meilleure structuration des dossiers : base de données et de classement commune à tous les collaborateurs et circulation de l’information plus rapide tant en interne qu’en externe
- Solution personnalisée : s’adapte à tous les types de métier et d’organisation
- Système sécurisé : accès et partage de données sécurisé et gestion des différents profils utilisateurs
Les enjeux
Des études ont révélé que l’utilisation d’une GED au travail était beaucoup plus rentable qu’un environnement papier traditionnel. Lorsque l’on prend en compte les coûts relatifs au stockage physique, à l’espace de rangement, aux fournitures, à la recherche des documents mal rangés, on se rend vite compte que l’utilisation d’une solution de gestion électronique des documents est bien plus économique et écologique. En effet, des chiffres ont démontré que les salariés perdraient jusqu’à 50% de leur temps à chercher un document, qui dans 7,5% des cas est perdu ou mal classé et pour un coût de 200€ en cas de remplacement. Le recours à une GED élimine donc progressivement toutes ces dépenses annuelles dites inutiles et permet aux collaborateurs de gagner du temps sur des missions plus importantes.
Cependant, au vu du coût financier que peut représenter l’installation d’une solution de gestion électronique de document, le retour sur investissement doit être important. Et pour ce faire, il ne faut pas uniquement compter sur une simple utilisation du logiciel, l’investissement doit être complet. C’est pourquoi il est important d’affecter un budget à la formation et l’information de ses collaborateurs, car selon des chiffres récents, la bonne application d’une GED peut améliorer la rentabilité d’une entreprise de 3 à 5% de son chiffre d’affaire.
Les éditeurs de gestion de documents travaillent chaque jour pour faire évoluer leurs produits et proposer à leurs clients une solution adaptée à l’évolution du monde du travail. Depuis quelques années ils proposent notamment des solutions pour améliorer le travail collaboratif, comme la possibilité d’échanger des documents ou de gérer à distance des projets communs.
Une chose est sûre, nous ne sommes pas au bout de nos surprises.
